Guide til at vælge den rigtige makulator
Ekspertens råd: Forstå dine makuleringsbehov før du køber
For at vælge den rigtige makulator med den rette kapacitet og de funktioner, der matcher din arbejdsplads, er det afgørende først at afdække de reelle behov i arbejdet.
"Der er fire centrale punkter, man som virksomhed skal fokusere på. Det er hhv. sikkerhedsniveauet, altså hvilken P-klassificering, der er behov for. Kapaciteten, om det er en maskine, der skal bruges dagligt eller lejlighedsvis. Lydniveauet, hvis maskinen f.eks. skal stå i et storrumskontor, og hvor stort et opsamlingsrum, maskinen skal have", forklarer ekspert i papir og makulatorer, Katja Lehnert.
Stil dig selv spørgsmålene her:
- Hvor ofte skal du makulere - dagligt, ugentligt eller månedligt?
- Hvor store mængder papir skal destrueres ad gangen?
- Hvor mange medarbejdere bruger eller skal bruge maskinen?
- Skal der makuleres andet end papir - f.eks. ID- & kreditkort eller CD'er?
- Hvor længe er eller vil makulatoren typisk være i brug - korte intervaller eller kontinuerligt?
Forklaring af sikkerhedsniveauer og P-klassifikation
Valget af sikkerhedsniveau er kritisk for at overholde gældende lovgivning og beskytte følsomme data. For makulatorer angives sikkerhedsniveauet gennem DIN 66399-standarden, der klassificerer makulatorerne fra P-1 til P-7.
"DIN 66399-standarden betyder hvilken P-niveau maskinen har: P-1 til P-2 er lav sikkerhed med strip-cut, P-3 til P-4 er standard til fortrolig information med cross-cut, mens P-5 til P-7 giver meget høj sikkerhed med micro-cut", uddyber Katja Lehnert.
| P-niveau | Type af snit | Størrelse på stykker | Ca. antal stykker pr. A4 | Anvendelse |
|---|---|---|---|---|
| P-1 | Strip-cut | ≤ 12 mm brede strimler | 30-50 | Generelle papirer uden følsomme oplysninger |
| P-2 | Strip-cut | ≤ 6 mm brede strimler | 50-100 | Intern kontorbrug |
| P-3 | Cross-cut | ≤ 320 mm² | 200-500 | Interne dokumenter med data |
| P-4 | Cross-cut | ≤ 160 mm² | 400-900 | GDPR-kompatibel, persondata |
| P-5 | Micro-cut | ≤ 30 mm² | 2000-2500 | Følsomme klient- eller HR-data |
| P-6 | Micro-cut | ≤ 10 mm² | 6000-12000 | Juridisk, finans, statsdata |
| P-7 | Super micro-cut | ≤ 5 mm² | 12000+ | Militær, efterretning |
Hvilke GDPR-krav gælder der for makulering?
"Som virksomhed skal man som minimum benytte maskiner med P-4 sikkerhedsniveau for at overholde GDPR-krav, dog skal man have P-5 eller højere, hvis man har med særligt følsomme oplysninger at gøre, f.eks. CPR-numre, helbredsoplysninger eller finans- og økonomioplysninger", understreger eksperten.
Vær også opmærksom på dokumentationskravene ved revision, da virksomheder skal kunne dokumentere sikker destruering af følsomme oplysninger - det inkluderer fakturaer og produktspecifikation med angivelse af P-niveau, interne procedurer og destruktionslog samt eventuelle certifikater som ISO 21964.
Typer af makulatorer og deres fordele
Strip-cut (P1-P2) - Ikke GDPR-kompatibel
Strip-cut makulatorer skærer papir i lange, smalle strimler og er den mest basale form for makulering. Maskinerne er typisk hurtige og kan håndtere større mængder papir, men opfylder ikke GDPR-krav. Fordele ved strip-cut:
- Høj kapacitet og hastighed
- Lavere støjniveau
- Billigere i indkøb
Anvendelse: Kun til generelle dokumenter uden personfølsomme oplysninger, interne notater og almindelig korrespondance.
Cross-cut P3 - Begrænset erhvervsbrug
P3 cross-cut makulatorer adskiller sig ved at skære i rektangulære stykker på maksimalt 320 mm². For typen her gælder der ca. de samme fordel og anvendelse som for P-1 og P-2 modeller, da typen her heller ikke opfylder GDPR-krav til persondata.
Anvendelse: Kun generelle eller interne dokumenter uden personoplysninger.
Cross-cut P4 - Opfylder minimumskrav til GDPR-persondata
For at overholde GDPR-krav skal du som virksomhed minimum benytte Cross-cut P-4 sikkerhedsklasse, der er laveste sikkerhedsniveau for GDPR-compliance.
Typen her skærer papir i stykker på maksimalt 160 mm², og er blandt de mest udbredte modeller valg til erhvervsbrug, hvor der håndteres persondata. Fordele ved Cross-cut P-4:
- Opfylder GDPR-krav til persondata
- God balance mellem sikkerhed og hastighed
- Kompakte stykker der er svære at rekonstruere
Anvendelse: Må bruges til persondata, kundeoplysninger, regnskabsmateriale og fortrolige forretningsdokumenter.
Micro-cut (P5-P7) - Særligt følsomme data
Modsat de andre P-klasser reducerer Micro-cut makulatorer papiret til konfetti-små partikler. Typen her er påkrævet ved håndtering og destruktion af særligt følsomme oplysninger som CPR-numre, helbredsdata og finansielle oplysninger. Fordele ved Micro-cut:
- Overgår GDPR-minimumskrav
- Næsten umuligt at rekonstruere
- Opfylder krav i følsomme brancher
Anvendelse: Må bruges til destruktion af bl.a. CPR-numre, helbredsoplysninger, finansdata samt meget følsomme data i jura, sundhed, finans og offentlige myndigheder.
"Hvis man som virksomhed ikke har følsomme oplysninger, er det fint at vælge standard P-3 til P-4 - men indenfor brancher som jura, sundhed, finans samt offentlige myndigheder som politi og militær er der særligt høje krav", anbefaler Katja Lehnert.
Kapacitet og kørehastighed
Makulatorens kapacitet måles typisk i antal ark, der kan makuleres samtidigt. “Til erhvervsbrug anbefales det generelt at vælge modeller, der minimum kan håndtere 15-20 ark ad gangen”. Her kan du med fordel overveje:
- Den daglige mængde papir der skal makuleres
- Antal medarbejdere der bruger maskinen
- Automatisk fremføring for større mængder
Samtidig lyder ekspertens råd, at “vurdere kapacitetsbehovet realistisk” - med andre ord, ikke kun at tænke på behovet her og nu, men også på lang sigt, da makulatoren skal kunne håndtere spidsbelastning.
Støjniveau ift. placering
“Støj er et irritationsmoment, særligt i større, mere åbne kontorlandskaber, så gå efter et decibelniveau på mellem 60-70 dB, det svarer nogenlunde til at have en normal samtale”, lyder ekspertens råd.
Når det gælder placering er en god tommelfingerregel i øvrigt, at:
- Storrumskontorer typisk kræver støjsvage modeller
- Separate printerrum ofte giver mere fleksibilitet
- Timing af hvornår der makuleres kan være med til at minimere forstyrrelser
Anden materialehåndtering
De fleste makulerer også andet end bare papir, men selvom mange makulatorer f.eks. sagtens kan makulere papirclips og hæfteklammer, er det ikke alle modeller.
Tjek derfor altid modellens specifikationer, særligt hvis du har behov for også at kunne destruere medietyper som:
- Kreditkort og ID-kort
- CD'er og DVD'er
- USB-sticks og andre mindre elektroniske medier
Hvor lang levetid har en ny model?
En professionel makulator har typisk en levetid på 5-7 år, hvis ellers maskinen bruges og vedligeholdes korrekt - hvilket bl.a. omfatter:
- Regelmæssig tømning af opsamleren
- Oliering af skæremekanismen
- Undgå brug uautoriserede materialer i maskinen
"Man skal bruge olieark eller olie ved hver tredje tømning af beholderen for papir - det er med til at vedligeholde knivene", forklarer eksperten, der giver yderligere vejledning i guiden gode råd til vedligeholdelse af din makulator.
